Nos rigen las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. De igual forma hacen parte de la presente política las siguientes disposiciones: Ley 1266 de 2008, Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010, y sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
Las personas naturales cuya información autorizan que resida en las bases de datos de BICO, son los titulares de la misma. Dicha información será manejada de conformidad con los lineamientos establecidos en la presente Política.
La presente política se aplicará y, por ende, obligará a las siguientes personas; Representantes legales y/o administradores societarios, Personal interno de BICO que custodie y traten bases de datos de carácter personal, Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a BICO bajo en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal, Los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales, Las demás personas que establezca la ley.
Administrador de la Base de Datos Personales: Encargado que tiene a cargo y realiza Tratamiento a una o más Bases de Datos que contienen información personal.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
BICO: Bienestar y Confianza S.A.S.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Titular: Persona natural o Jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. Estas definiciones se mantendrán cuando se refiera en singular y plural, y se entenderán modificadas cuando la ley y/o reglamentación aplicable y/o las interpretaciones de las autoridades competentes, las modifiquen.
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por BICO, obedece exclusivamente a promover el desarrollo comercial de sus relaciones con clientes, proveedores, y otros grupos de interés relacionados.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de BICO, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de BICO, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general, el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de BICO, requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos.
BICO, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares de los datos, con anterioridad a la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización.
Los datos personales de los Titulares se mantendrán en las Bases de Datos de BICO, durante el tiempo que los mismos sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el Titular solicite su eliminación.
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los Datos Personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos de acuerdo con la presente Política y el correspondiente Aviso de Privacidad y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por BICO, Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos.
La Autorización es una declaración que informa al Titular de los Datos Personales; (1) Quién recopila su información personal, (2) Qué recopila (datos que se recaban), (3) Para qué recoge los datos (las finalidades del Tratamiento), (4) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados. (5) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles (si aplica), no está obligado a autorizar su Tratamiento. Esta declaración se realiza a través del Aviso de Privacidad, según se define más adelante.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: BICO adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para que éste se informe del Tratamiento que le va a dar BICO a sus Datos Personales, con anterioridad al momento que se autorice la recolección de los Datos Personales. A través de este documento se informa al Titular la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: (1) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento. (2) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este. (3) Los derechos que le asisten al Titular. (4) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. (5) No obstante, lo anterior, cuando se recolecten Datos Personales Sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
Se define a BICO como proveedor de productos, y al cliente como empresa plenamente competente para la selección, implementación, configuración de los productos suministrados por BICO.
Estos términos y condiciones rigen nuestras ventas. Pueden modificarse sin previo aviso entrando a regir desde su fecha de publicación, es responsabilidad del cliente conocer la versión vigente al momento de la compra. El cliente al aceptarlos lo realiza de manera irrevocable reconociendo que prevalecerán sobre cualquier otra disposición, que constituyen la totalidad del acuerdo entre las partes.
BICO y el cliente, se declaran como partes independientes, sin relaciones societarias, laborales, fiduciarias o de cualquier otra naturaleza. Ambas partes acuerdan que no pueden ceder sus derechos u obligaciones sin acuerdo formal previo.
Estos términos regirán derechos y obligaciones de las partes existentes de manera posterior a la terminación de la transacción comercial, en aspectos como garantías, confidencialidad, limitación de responsabilidad, entre otros.
Las partes acuerdan que toda la información que suministre BICO en el desarrollo de una oportunidad o transacción comercial; incluyendo las cotizaciones, los precios de los productos, los descuentos otorgados, condiciones especiales como el registro de proyectos, serán de carácter estrictamente confidencial. Acuerdan también que toda la información relativa al uso y divulgación de datos personales será tratada de conformidad a lo exigido por la ley.
Las partes reconocen que la responsabilidad de BICO se acota exclusivamente al suministro de productos, acordando que ante cualquier reclamación su responsabilidad se limita y no podrá superar el monto de la venta.
BICO no es responsable daños o perjuicios generados en el cliente, o en cualquier otra parte involucrada, por (i) retrasos en las entregas de los productos, (2) por errores u omisiones en las asesorías que pueda recibir el cliente de personal de BICO, durante la selección, configuración o instalación de los productos. El cliente como parte experta, es responsable de tener la formación y competencias que aseguren que el desempeño de los productos, su selección, implementación, instalación, configuración, programación, satisfagan los requerimientos de sus proyectos, al utilizar la información provista por BICO lo realiza a su cuenta y riesgo, librando a BICO de cualquier responsabilidad derivada de dichos criterios. BICO no será solidario con el cliente, en ninguna situación, en el reconocimiento de pérdidas, intereses, lucros cesantes, multas, o cualquier otro tipo de sanción derivada de la implementación de los productos suministrados. Cualquier excepción a esta disposición debe requerirse al representante legal y recibirse por escrito su aceptación. (3) Por caso fortuito o fuerza mayor.
Si alguna parte de este acuerdo se determina inválida o inaplicable por ley, el resto de los términos y condiciones permanecen vigentes.
BICO puede promover sus ventas a clientes potenciales, entregando información comercial, cotizaciones, u otro tipo de contenidos. En caso de concretarse un negocio, es responsabilidad del cliente haber completado el proceso de registro para que su cuenta se encuentre activa y pueda realizar transacciones comerciales. No se recibirán órdenes de compra de clientes que no se encuentren debidamente registrados.
Los clientes deben actualizar su información, cuando realicen cambios en los datos registrados, no es responsabilidad de BICO, errores u omisiones generados por información desactualizada o incompleta. Es responsabilidad del cliente actualizar anualmente su información de resultados, incluyendo estados financieros, declaraciones de renta, modificaciones societarias, etc, la no actualización de esta información puede limitar la asignación de crédito, o la aceptación de órdenes de compra, no siendo responsabilidad de BICO las consecuencias derivadas.
BICO se reserva el derecho de otorgar, modificar, eliminar, a su discreción y criterio, y en cualquier momento el cupo de crédito asignado a un cliente.
El cliente acepta que BICO estará facultado para consultar y validar información sobre su comportamiento de pago y su situación financiera. El cliente en virtud de estos términos le otorga a BICO autorización expresa para consultar centrales de riesgo, y otros actores en la industria sobre su comportamiento crediticio. BICO estará facultado para reportar, tras un preaviso al cliente de 15 días, cualquier situación de incumplimiento.
Se determinan la siguiente clasificación de productos, la cual será indicada en los documentos comerciales, y para cada una de las cuales aplican diferentes términos y condiciones de disponibilidad:
Los tiempos de entrega estipulados en las cotizaciones son estimados y pueden variar por situaciones logísticas, agotamiento de inventario, tiempos de fabricación u otras causas.
La disponibilidad de producto estipulada en las cotizaciones es un estimado elaborado con la información disponible en el momento de la cotización, esta disponibilidad puede variar en el momento de recibir una orden de compra, por agotamiento de inventarios o cambios en los procesos de abastecimiento.
La vigencia de las cotizaciones es de 15 días, plazo tras el cual pierde validez. BICO se reserva el derecho de notificar al cliente si existe una variación de precios en una cotización vigente ocasionados situaciones excepcionales tales como variaciones significativas de tasa cambio, cambios en los precios de los fabricantes.
Los precios de los productos cotizados en dólares se liquidarán a la TRM vigente en el momento de la facturación. Ambas partes reconocen y asumen el riesgo cambiario que les corresponde de esta disposición.
Precios: Los precios cotizados pueden variar después de terminada la vigencia de la cotización, por cambios en los costos, tasas de cambio o variaciones en las cantidades requeridas.
BICO se reserva el derecho de aceptar o rechazar la orden de compra del cliente en el momento de recibirla, sin otorgar la cotización derecho al cliente de que su orden será aceptada.
Aceptación de la cotización: El cliente debe aceptar la cotización enviada prevaleciendo los precios y cantidades cotizados. Cualquier modificación en cantidades o ajuste en los precios requerido debe reflejarse en una modificación de la cotización o en la elaboración de una cotización nueva.
La solicitud de una orden de compra de parte de un cliente se constituye en aprobación de los mismos, las partes acuerdan que no se reconocerán como válidos términos diferentes, que puedan incluirse en la orden de compra del cliente, ni será obligación de BICO revisarlos dichos términos, ni se constituirán como válidos tras el no pronunciamiento u oposición de BICO sobre los mismos . En caso de requerir una modificación el cliente deberá solicitarla por escrito y recibir aceptación expresa del representante legal de BICO quien es el único facultado para aprobar modificaciones. No están autorizados los representantes de ventas para establecer cualquier compromiso diferente a los términos aquí expuestos, de realizarlos las partes acuerdan que serán no válidos.
El cliente acepta la emisión de una orden de compra, le indica a BICO únicamente la aceptación de la cotización previamente presentada por BICO, no estando obligado a BICO a revisar su contenido o detalle o manifestarse sobre los mismos. Cualquier variación en las cantidades, referencias de producto y precios entre la cotización y la orden de compra del cliente, y los sobrecostos que represente, serán asumidos por el cliente.
Cualquier modificación a una orden de compra solicitada por el cliente debe presentarse formalmente para ser evaluada, los costos que acarree dicha modificación serán estimados por BICO presentados al cliente quien deberá asumirlos para procesar la modificación, que debe pactarse por escrito, con firma del representante legal.
Se asume que el representante del cliente que coloca una orden de compra, está facultado y autorizado para enviarla, comprometiendo de manera vinculante al cliente.
BICO procesará las órdenes de compra de los clientes con la información aportada en las mismas, cualquier sobrecosto ocasionado por error u omisión del cliente en la información aportada será asumido por el cliente y BICO tendrá el derecho de descontarlo de los pagos recibidos.
Para procesar órdenes de productos de proyectos se requerirá al cliente a cancelar un anticipo que será definido por BICO en la cotización según las características de los productos. Dicho anticipo se constituye en garantía para BICO de que el cliente no cancelará la orden dichos productos y realizará su pago.
Una vez recibida y aceptada una orden de compra, no se acepta por ninguna causal la cancelación de los productos de proyectos incluidos, esto incluye las demoras que puedan generarse en la fabricación, transporte, nacionalización o entrega de los productos. El cliente estará obligado a recibir y cancelar la totalidad de dichos productos. En caso de que el cliente no reciba los productos BICO estará facultado para tomar los anticipos recibidos y asumir la propiedad de los equipos para su devolución o reventa, como compensación al no cumplimiento de lo establecido, y tomar otras medidas como la retención de entregas, la cancelación del crédito otorgado. El cliente asume la obligación de recibir productos de proyectos durante los 5 días hábiles posteriores a su arribo, para que estos sean facturados, sin impedimento a que sean entregas parciales, que no se requieren aún en el proyecto, o cualquier otra causal. El cliente acepta y autoriza a BICO a cobrar un canon mensual correspondiente al 3% del valor de los productos por concepto de almacenamiento desde el cumplimiento de dicho plazo. Si el cliente requiere que sus productos se despachen una vez esté completo el pedido deberá solicitarlo desde la cotización y tener una aprobación por escrito de parte del representante legal.
La disponibilidad para la entrega de los productos es estimada en el momento de la cotización y puede variar, sin previo aviso, según la rotación de los mismos en el momento de recibir una orden, o los tiempos requeridos por el fabricante para suministrar los productos.
El cliente deberá cancelar las facturas dentro de los plazos establecidos en las mismas, sin tener derecho a realizar por ningún motivo deducciones o retenciones por conceptos diferentes a los prescritos en la ley.
El no pago de las obligaciones de manera oportuna generará intereses moratorios a la tasa máxima permitida por la ley.
BICO tendrá la facultad de aplicar los pagos recibidos a los conceptos que determine a su criterio, pudiendo ser tomados en primera instancia montos para cubrir intereses por mora, cancelaciones de producto.
EL cliente otorga irrevocablemente a BICO el derecho de causar intereses moratorios sobre la cartera vencida hasta por la tasa máxima permitida por la ley, y a tomar de cualquier pago recibido, de cualquier orden abierta el pagos de dichos intereses de manera prioritaria al pago por el suministro de los productos.
En caso de persistencia de incumplimiento de pago, BICO estará facultado a iniciar procesos de cobro jurídico, cuyos costos y honorarios serán asumidos en su totalidad por el cliente.
BICO no recibe pagos en efectivo. Los pagos se realizarán únicamente por consignación o transferencia bancaria a la cuenta de recaudo de BICO. Los clientes se comprometen a enviar en el momento del pago notificación del mismo al correo electrónico administracion@bico-s.com , indicando el concepto del pago.
El cliente podrá acceder a descuentos por pronto pago, aplica exclusivamente para los montos cubiertos por crédito otorgado, no aplicará para anticipos, ni para clientes que no tienen cupo de crédito aprobado, ni para clientes que teniendo cupo aprobado poseen obligaciones vencidas. Si el cliente se encuentra al día en sus obligaciones, podrá solicitar una nota crédito correspondiente al 3% del valor del pago realizado, si el pago se realiza dentro de los primeros tres días hábiles después de emitirse la factura. Dicha nota crédito será aplicada a su cuenta, no se devolverán recursos a el cliente.
BICO se reserva el derecho de retener cualquier despacho si el cliente se encuentra en condición de mora, si no se ha registrado el pago de anticipos requeridos, o el pago anticipado de los clientes que no tienen cupo de crédito asignado.
El cliente puede recoger los productos en las bodegas definidas por BICO sin costo, notificando desde el día anterior qué productos serán recogidos.
Ordenes inferiores a un SMMLV estarán sujetas a cargos de despacho, y envíos a cargo del cliente.
Dependiendo del destino se realizarán los siguientes cobros por despacho; (i) En Bogotá y su zona urbana el monto que resulte superior entre 50.000 pesos y el 1.5% del valor de la remisión, (ii) en ciudades capitales diferentes a Bogotá, el monto que resulte superior entre 75.000 pesos y el 2% del valor de la factura (iii) para destinos diferentes se evaluará el costo del despacho y se notificará al cliente para su aprobación. BICO incorporará estos costos en la factura.
El cliente puede solicitar previamente al despacho que la mercancía se envíe a su cargo, o para pago en destino.
El cliente acepta que BICO estará en facultad de utilizar la empresa de envíos que considere apropiada e idónea para sus envíos, en todos los casos los términos de entrega de BICO se limitan en responsabilidad hasta entregar los productos en su bodega, al ser entregados a la compañía de envíos, los riesgos asociados al transporte corren por cuenta del cliente. BICO proporcionará copia de la remesa de envío al cliente, momento desde el cual le corresponde al cliente realizar el seguimiento del envío. En la aceptación de estos términos, (i) el cliente reconoce que los retrasos que puedan ocasionarse durante el envío o la coordinación de entrega de los productos no es responsabilidad de BICO, y debe ser resuelto entre el cliente y la empresa de envíos, (ii) que debe disponer de recursos para el apropiado descargue y manipulación de los productos considerando su tamaño y peso, (iii) que es responsable de verificar que el empaque de los productos recibidos se encuentre en buenas condiciones, sin golpes, humedad o cualquier otra condición que pueda comprometer el buen estado de los productos. (iv) que caso de existir deterioro del empaque, deberá documentar el estado de la entrega, plasmar las observaciones en la documentación de entrega, de manera que se pueda hacerse exigible a la compañía de transporte las reclamaciones correspondientes. (v) si el despacho incluye productos que por su fragilidad o estética se consideren delicados, el cliente debe revisar su estado y funcionamiento de estos productos en el momento de recibir la mercancía y notificar de manera inmediata si existe deterioro de los mismos.
A partir del momento del recibo el cliente deberá verificar, dentro de los siguientes cinco días hábiles, que los productos recibidos corresponden en sus referencias y cantidades a los productos ordenados. En caso de existir cualquier diferencia debe reportarla en el formato dispuesto por BICO para este efecto. BICO procederá a hacer los correctivos dentro de los siguientes cinco días hábiles. Transcurridos los cinco días hábiles, si no se recibe a través del procedimiento establecido un reporte de inconsistencia, se asumirá que el pedido ha sido despachado correctamente, y que no habrá lugar a reclamaciones posteriores.
Cualquier anomalía en el recibo de los productos debe notificarse por escrito, anexando registros de soporte durante los siguientes dos días hábiles, trascurridos dicho periodo se entiende el despacho fue completo y recibido a satisfacción.
Productos delicados tales como los que incorporan pantallas, acabados susceptibles de rayado o deterioro por golpes, o similares deben ser inspeccionados por el cliente, en el momento de su recibo, de manera que pueda establecerse si existe responsabilidad de la empresa de transporte en cualquier deterioro. Su asume el cliente los recibe en buen estado si no realiza este protocolo.
Solo se aceptan devoluciones de productos de distribución, los productos deben retornar a las instalaciones de BICO, los cargos de envío correrán por cuenta del cliente. Una vez recibidos los equipos BICO cuenta con cinco días hábiles para inspeccionar los mismos y determinar si se encuentran en su estado original y en condiciones de ser comercializado nuevamente, en caso contrario, BICO podrá rechazar la devolución y enviará el producto de regreso a las instalaciones del cliente.
Los clientes aceptan que BICO es un intermediario en el trámite de las garantías que son ofrecidas por los fabricantes, aceptando que las responsabilidades de BICO se limitan a dichos ofrecimientos. BICO se reserva el derecho de limitar los tiempos de garantía ofrecidos por fabricantes para cubrir los tiempos de transporte y permanencia en inventario de los productos.
El cliente acepta que BICO, o el centro de servicio que designe, podrá evaluar las causas de mal funcionamiento de un producto en reclamación de garantía, y determine si dicha causa, de acuerdo a los procedimientos definidos por el fabricante. Son causales comunes de rechazo de la garantía, las ocasionadas por errores durante la instalación o configuración de los productos, por la exposición a picos de voltaje, por mala manipulación, por golpes, la exposición humedad, agua, entre otros. En estos casos la garantía no aplica y se procederá a enviar el equipo al cliente, estando los costos de envío a su cargo.
Los trámites de garantía deberán realizarse de acuerdo a los procedimientos establecidos por BICO, aportando la factura de compra, la identificación de seriales si aplica y toda la información en ellos requerida.
Si se establece que el equipo presenta fallas de calidad en su fabricación, BICO procederá a su reparación o reemplazo.El posterior envío del equipo será asumido por BICO.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a BICO S.A.S en su condición de Responsable del Tratamiento.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a BICO, en su condición de Responsable del Tratamiento.
Ser informado por BICOS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. BICO mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en esta Política, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad
DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho Tratamiento. De esta manera, BICO debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías: (1) Que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales. (2) Que el Titular pueda tener acceso a sus Datos Personales que están en posesión del Responsable. (3) Conocer las circunstancias esenciales del Tratamiento, lo cual se traduce en el deber de BICO, de informar al Titular sobre el tipo de Datos Personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: El Titular del dato tiene derecho a solicitar la actualización o rectificación de sus Datos Personales, BICO tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento señalado en la presente Política. En las solicitudes de rectificación y actualización de Datos Personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar, para lo cual en algunos casos se solicitará la documentación que avale su petición. BICO tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. BICO podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Cada vez que BICO, ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a BICO la supresión de sus Datos Personales cuando: (1) Desee que sus datos sean eliminados de las Bases de Datos de BICO. (2) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. (3) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. (4) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por BICO. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: (A) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. (B) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. (C) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, BICO debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BICO deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los 12 términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (1) Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que BICO deba dejar de tratar por completo los Datos del Titular; (2), Sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la Autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que BICO establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
BICO tendrá presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables sobre protección de Datos Personales de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, BICO, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el Tratamiento de Datos Personales: (1) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (2) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. (3) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (5) Garantizar que la información que se suministre al responsable del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al responsable del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al responsable del Tratamiento. (8) Suministrar al responsable del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. (9) Exigir al responsable del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. (10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. (12) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. (13) Informar al responsable del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. (14) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. (15) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. (16) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier Base de Datos. En consecuencia, BICO garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, bajo las siguientes reglas: (1) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. (2) El derecho de consulta se podrá ejercer por El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse, Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, Por estipulación a favor de otro o para otro, Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Las consultas deben dirigirse al correo electrónico administracion@bico-s.com, o el domicilio de la sociedad establecido en el certificado de Cámara de Comercio. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.
RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: (1) El derecho de consulta se podrá ejercer por; El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse, Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, Por estipulación a favor de otro o para otro, Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los reclamos deben dirigirse al correo electrónico administracion@bico-s.com, o el domicilio de la sociedad establecido en el certificado de Cámara de Comercio. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.
Para dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de Accionistas, Clientes, Proveedores, Colaboradores y demás grupos de interés, a los cuales se hace referencia en esta política, y dentro de la cual se concentran los siguientes aspectos.
Adecuada prestación de los servicios: Comprende todo lo relacionado con los datos necesarios para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, adecuación, ejecución del servicio, en aspecto tales como: arrendamiento, atención al cliente, mejoramiento de servicio, satisfacción del cliente, información, seguridad; y en general toda la información indispensable para cumplir con el alcance del contrato, la regulación y la normatividad vigente.
Fines Comerciales de la compañía: Comprende toda actividad encaminada a presentar ofertas, servicios, publicidad, oportunidades, fidelización, retención de clientes; y en general información de los bienes, productos y servicios que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.
Otras finalidades: Eventualmente la compañía podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos personales, y para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.
Bases de datos de Clientes: La empresa informará al Titular de los Datos que recoja, el tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad obtendrá de manera previa la autorización de los clientes para tal fin, los cuales corresponden principalmente a los fines descritos en el anterior párrafo. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con el tiempo. La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.
Bases de datos de contratistas y proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por BICO, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados o sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular. Los proveedores al autorizar por cualquier medio, el uso de su información, aceptan que la empresa podrá utilizar, conservar, transferir, recolectar, almacenar y usar la información personal con el objeto de: (1) Ingresar su información a esta base de datos. (2) Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades (3) Pago de obligaciones contractuales. (4) Reporte a entidades gubernamentales. (5) Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran. (/) Soporte en procesos de auditoría externa e interna. (8) Cualquier otra finalidad de resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.
La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.
Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a BICO, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanta información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, BICO, dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa. La compañía en calidad de Empleador y por mandato de la legislación laboral y los Acuerdos convencionales debe contar con información personal de sus servidores. Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salarios, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Laborales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago proveniente de la relación de trabajo, afiliaciones ante entes externos a las que el empleado voluntaria, consciente y libremente ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa.
La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.
Bases de datos de potenciales clientes: Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos públicos y privados, que son requeridos con el fin de dar cumplimiento a las funciones asignadas legalmente conforme a lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 10 del Decreto 898 de 2002.
El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina BICO.
La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.
Bases de datos de Accionistas: Los datos e información personal de las personas que llegaren a tener la condición de accionistas de BICO, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regula la materia. BICO solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
La base de datos tendrá una duración igual a lo que se disponga en virtud de la relación contractual, sin perjuicio de revisión cada dos (2) años para evaluar la necesidad, proporcionalidad y/o existencia de un deber legal o contractual para la permanencia de la base de datos.
DATOS SENSIBLES : Para el caso de datos personales sensibles, BICO. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: (1) El titular haya dado autorización, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. (2) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. (3) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieren exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. (4) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. (5) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
BICO recolecta, almacena, usa, circula, Transmite y Transfiere Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, accionistas y con fines de control, seguridad, establecimiento de relaciones comerciales o jurídicas, procesos judiciales, requerimientos de autoridades administrativas y para futuras referencias, dentro y fuera de Colombia.
Los datos personales recolectados por BICO serán incluidos en una o más bases de datos y podrán ser transmitidos y/o transferidos entre BICO sus subordinadas vinculadas, su matriz o controlante, las subordinadas de su matriz o controlante, son las Entidades Autorizadas, para que directamente o a través de terceros, traten los datos personales únicamente de acuerdo con los fines establecidos en el presente aviso. De igual forma, las bases de datos de BICO, podrán incluir e integrar datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros.
Los Datos Personales serán tratados con el objeto de: (1) Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales de las Entidades Autorizadas, debido al desarrollo de su actividad civil y comercial. (2) Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales. (3) Administrar los asuntos internos de BICO, incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. Esta información incluye Datos Personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía. (4) Realizar el proceso de debida diligencia del Cliente o Proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores. (5) Cumplir con obligaciones legales, leyes nacionales sobre lavado de activos y financiación del terrorismo, servicios financieros y servicios de cumplimiento tributario y la opinión 14/2011 del Artículo 29 sobre la protección de datos relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo del “Grupo de Trabajo de Protección de Datos”. (6) Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros servicios, estudios, eventos, campañas publicitarias, canales de atención y redes sociales. (7) Proveer nuestros servicios. (8) Informar sobre cambios de servicios o respecto de los nuevos que estén relacionados con el o los contratados. (9) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados. (10) Evaluar la calidad del servicio. (11) Entregar y ofrecer al Titular de forma general o segmentada, información, contenido y/o publicidad, de BICO. (12) Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de seguridad, recomendaciones, nuevas modalidades delictivas y cotizaciones de servicios, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos por parte del área comercial o de riesgos. (13) Contactar con clientes, empleados y/o proveedores para el envío de información o cualquier otra finalidad que resulte en desarrollo o ejecución de las relaciones contractuales, comerciales y legales a que haya lugar. (14) Solicitar, capturar, consultar, actualizar, suministrar, reportar, procesar, transmitir, transferir, usar, poner en circulación y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de los Clientes de BICO, sea positivo o negativo, cuantas veces se requiera, respecto de las transacciones comerciales con BICO, a las Bases de Datos o centrales de información financiera o crediticia, de Operadores de Información y/o Entidades Financieras residentes o no en Colombia, y/o que presten el mismo servicio o quien represente sus derechos. Con este tratamiento se busca que el comportamiento de las obligaciones de los Clientes sea registrado con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de las obligaciones financieras, comerciales, crediticias y/o de servicios del Cliente. (15) Con propósitos de seguridad, prevención, investigación y persecución del fraude. (16) Con propósito de velar y mantener la seguridad y bienestar de nuestros clientes.
En consecuencia, el titular entiende y acepta que mediante la presente autorización concede al responsable y encargado del tratamiento, autorización para acceder a sus datos personales en la medida en que así lo requieran ya sea para la prestación de los servicios para los cuales fueron contratados o por el vínculo que se desarrolle entre las partes, esto es, el titular de la información y BICO.
MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, BICO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Administrador de la Base de Datos velará por la seguridad de las Bases de Datos y vigilará la debida aplicación de la Política de Privacidad.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: BICO mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: (1) Capacitación del responsable del tratamiento de bases de datos para el manejo idóneo de la información sea física o automatizada la cual repose en la compañía, siguiendo los parámetros establecidos por la Ley, tanto como la protección y seguridad de los datos. (2) Capacitación del personal que ingrese a la compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos. (3) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. (4) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. (5) Funciones y obligaciones del personal. (6) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. (7) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. (8) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. (9) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente. (10) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado. (11) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización de este. (12) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.
La dirección administrativa de BICO será la responsable del tratamiento de datos personales. Para cualquier asunto relacionado puede ser contactada al correo administracion@bico-s.com.
Versión 2 Rige a partir del primero de enero de 2025.
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